Os últimos anos foram férteis em novidades legislativas ao nível da faturação eletrónica, com alguns avanços e muitos adiamentos pelo meio no que diz respeito sua adoção.
Em 2021, devido à pandemia COVID-19, tanto os prazos para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos, como para a inclusão da assinatura digital em faturas e outros documentos relacionados, foram prolongados.
No final de 2023, com publicação da lei do Orçamento do Estado para 2024, as datas previstas sofreram novas alterações.
Faturas em PDF válidas até ao final de 2024
O Decreto-Lei n.º 28/2019 agrega as regras de faturação e outros documentos fiscalmente importantes e estipula as condições para que as faturas possam ser emitidas e conservadas de forma digital.
De acordo com estas regras, uma das condições para que as faturas enviadas por via eletrónica possam ser consideradas válidas é a inclusão de um certificado digital, como a assinatura eletrónica ou selo eletrónico qualificados. Contudo, a entrada em vigor destes requisitos técnicos vem sendo consecutivamente diferida.
Em 2023, o Artigo 284.º da Lei n.º 82/2023 do Orçamento do Estado prorrogou o prazo para a emissão de faturas em PDF por mais um ano. Isso significa que as faturas emitidas neste formato continuam a ser válidas como faturas eletrónicas durante 2024, sem a necessidade de assinatura digital. Estas faturas são consideradas processadas eletronicamente e têm os mesmos efeitos fiscais das faturas emitidas por outros meios eletrónicos.
A Lei do Orçamento do Estado de 2024 veio ainda prolongar o prazo de adoção da faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos para micro, pequenas e médias empresas fornecedoras do Estado.
Faturação eletrónica nos contratos públicos adiada para 01 de janeiro de 2025
Os prazos relativos à faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos inicialmente previstos no artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, foram sendo adiados ao longo dos anos por meio de vários decretos-lei.
A primeira fase de implementação ocorreu entre 2019 e 2020 para as entidades públicas (organismos da administração direta do Estado e institutos públicos) que passaram a ser obrigadas a receber e processar faturas eletrónicas.
Já no que diz respeito aos fornecedores do Estado, a emissão de faturas eletrónicas tornou-se obrigatória em 2021, mas apenas para as grandes empresas. As mesmas regras deveriam ter sido aplicadas às restantes organizações primeiro em 2022, e depois em 2023 na sequência de mais um adiamento, o que acabou por não acontecer.
Agora a implementação obrigatória para as outras empresas e entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes, só está prevista para 1 de janeiro de 2025.
Calendário de adoção da fatura eletrónica na administração pública
Resumidamente, os prazos de implementação da fatura eletrónica são os seguintes:
- Contraentes públicos: 18 de abril de 2019;
- Restantes entidades referidas no artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos (CCP): 18 de abril de 2020;
- Grandes empresas que sejam cocontratantes ao abrigo do CCP: 1 de janeiro de 2021;
- Pequenas e médias empresas, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP: 31 de dezembro de 2024;
- Microempresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP: 31 de dezembro de 2024.
O que é uma Fatura Eletrónica?
Uma fatura eletrónica é um documento emitido, transmitido e recebido num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico. Para que seja considerado fatura eletrónica, o documento tem de ser emitido por um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária, não bastando uma simples digitalização de uma fatura manual. Depois, deve poder ser enviado pelo sistema do emissor diretamente para o do comprador.
Quais as Vantagens da Faturação Eletrónica?
O novo regime de faturação eletrónica simplifica as trocas comerciais e oferece várias vantagens para as empresas.
Diminui o tempo e a burocracia no envio de faturas
Se antes o processo podia ser demorado e envolver bastantes trocas de documentos de sistemas distintos, por vezes enviados por e-mails facilmente perdidos, com a faturação eletrónica tudo se torna mais simples. A integração direta dos sistemas de faturação, por diferentes que possam ser, significa que o processo será mais rápido e envolverá menos burocracia.
Reduz os custos administrativos
Em vez de perder tempo com o processamento tradicional das faturas, o que implica também um desperdício de recursos que podem ser melhor aproveitados (para não falar do consumo de recursos das faturas em papel), com a faturação eletrónica o processo é automatizado e, portanto, abarca menos custos administrativos.
É mais segura, mais privada e fiável, comparativamente à fatura tradicional
Uma fatura em papel pode ser extraviada e mesmo uma fatura em PDF enviada por e-mail pode ser falsificada. A faturação por via eletrónica, pelo contrário, garante a fiabilidade dos dados, ao incluir nas faturas em PDF mecanismos, como a assinatura digital qualificada, que asseguram a autenticidade da origem e integridade do conteúdo. Ao mesmo tempo, como as faturas eletrónicas podem ser enviadas diretamente entre sistemas de faturação, os dados são mais privados, evitando que caiam nas mãos erradas.
Mais fácil de consultar e poupa espaço físico
A faturação eletrónica permite a desmaterialização dos documentos, não sendo necessários dossiês para guardar as faturas, já que estas ficam disponíveis em arquivo digital. Ao mesmo tempo, em vez de ter de procurar por faturas antigas em arquivos físicos, todo o histórico é facilmente acessível por meio digital num só lugar, facilitando o trabalho.
É ecológica, porque poupa papel e elimina a emissão de C02
A faturação por via eletrónica permite desmaterializar por completo o processo de faturação, o que não só reduz o consumo papel mas também de energia no ato da emissão. É assim mais amiga do Ambiente do que o processo tradicional.
Faturas com Assinatura Qualificada (PDF) versus Faturação EDI (XML)
Assinatura Digital Qualificada
Para cumprir as obrigações fiscais previstas, uma fatura ou outro documento em PDF tem de ter uma assinatura digital qualificada.
A assinatura digital qualificada, tal como o nome indica, é uma forma digital de garantir a autenticidade de um documento, sendo autenticada por uma entidade qualificada. O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, estabeleceu a obrigatoriedade de um certificado digital qualificado (assinatura digital qualificada ou selo eletrónico qualificado) no envio de faturas eletrónicas, exceto nos casos em que seja usado um sistema EDI.
No entanto, com a Lei n.º 82/2023, continua a ser possível a emissão de faturas em PDF durante o ano de 2024, sem necessidade de assinatura digital qualificada, sendo consideradas faturas processadas por via eletrónica com efeitos fiscais nos termos do Artigo 12.º do Decreto Lei n.º 28/2019 e do Artigo 36.º do Código do IVA.
O programa de faturação Vendus suporta a Assinatura Digital Qualificada através da integração com a AMA e a DigitalSign.
EDI e Faturação Eletrónica
O EDI (Electronic Data Interchange) é uma tecnologia de intercâmbio eletrónico de dados. Com este sistema, as faturas e outros documentos eletrónicos são gerados seguindo um modelo de dados estruturado, o que permite que a informação enviada pelo programa de faturação do emissor possa ser recebida e importada automaticamente pelo do recetor.
O CIUS-PT é o modelo de dados semântico, em formato XML, para a Norma Portuguesa da faturação eletrónica no âmbito de contratos públicos. Este modelo foi criado pela eSPap - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. e serve para uniformizar o envio dos dados de vários sistemas de faturação distintos, de forma a que sejam transmissíveis independentemente da solução adotada.
Como garantir o cumprimento das regras da Faturação Eletrónica
Com tantas mudanças num curto espaço de tempo, as empresas e os seus colaboradores podem precisar de fazer alguns ajustes para garantir o cumprimento das regras da faturação eletrónica. Deixamos algumas dicas que podem ser úteis:
- Conheça bem as novas regras e prazos, de forma a evitar erros e atrasos;
- Assegure-se de que o software de faturação que utiliza está atualizado e em conformidade com as novas regras;
- Estabeleça processos claros e eficientes para a emissão, envio e armazenamento de faturas eletrónicas;
- Forme os seus colaboradores para garantir que compreendem as novas regras e prazos;
- Acompanhe regularmente a implementação da faturação eletrónica: o desempenho do software utilizado, a conformidade com as regras e prazos e a satisfação dos clientes;
Esteja preparado para lidar com quaisquer problemas que possam surgir durante a implementação da faturação eletrónica: problemas técnicos, erros humanos ou dificuldades na adaptação dos colaboradores ou clientes.